Příklad práce studijního oddělení

IS STUDIUM » Úvodní seznámení se systémem » Příklad práce studijního oddělení

Klíčové okamžiky školního roku pro studijní oddělení
Představme si fiktivní vysokou školu, která sleduje plnění studijních povinností po semestrech v rámci školního roku.
Školní rok je v tomto případě rozdělen do několika úseků - zkusme je pojmenovat a časově (zhruba) vymezit:



Naznačené schéma můžeme podrobněji popsat:
  • začneme v okamžiku, kdy jsou všichni studenti zapsaní v daném školním roce - tj. máme aktuální školní rok, např. 2001, studentům začal zimní semestr
  • studijní oddělení se věnuje běžné agendě - zpracovává výkazy, odešle zdravotní pojišťovně aktuální stav, aktualizuje údaje o studentech, zadává nové studenty (pravděpodobně spíše méně častá situace, kdy na školu přejde student z jiné fakulty nebo vysoké školy)
  • studenti složili zkoušky za zimní semestr a studijní oddělení zadává výsledky zkoušek, také řeší přerušení studia apod.
  • studijní oddělení se opět věnuje běžné agendě - část studijního oddělení eviduje přihlášky na školu a připravuje přijímací řízení
  • studenti složili zkoušky za letní semestr a studijní oddělení zadává výsledky zkoušek, u studentů posledního ročníku (v rámci jejich druhu studia - bakalářského, magisterského, ...) provádí ukončení studia, připravuje promoce, eviduje čísla diplomů apod.
  • proběhlo přijímací řízení a přijaté studenty je nutné převést do systému Student
  • studenti si na studijním oddělení zapisují povinnosti na další školní rok 2002, studijní oddělení také kontroluje platnost osobních údajů o studentech (bydliště apod.) a samozřejmě splnění povinností za zimní a letní semestr
  • studijní oddělení musí u každého studenta posoudit, zda splnil podmínky pro postup do dalšího školního roku a připravit jeho studijní údaje pro příští školní rok 2002
    • Poznámka: u řady studentů to může být snadné - ročník se zvětší, jsou ve studijním stavu studuje, obor jim zůstane stejný. Ale je třeba řešit případy podmíněného postupu, opakování ročníku, zanechání studia, individuálních studijních plánů apod.
  • příprava na postup a zápis jsou operace, které může studijní oddělení provádět souběžně nebo v pořadí, které odpovídá způsobu jejich práce
  • po zapsání všech studentů a přípravě všech údajů pro postup do dalšího školního roku 2002 se provede změna školního roku v systému Student - od této chvíle je aktuální školní rok 2002
  • studijní oddělení provádí další operace - např. výpočet nároku na stipendium

  • studentům začíná zimní semestr aktuálního školního roku 2002 a studijní oddělení se věnuje běžné agendě …

Jak to provést v programu STUDENT
Následující řádky a obrázky berte jako ilustraci a snahu o přiblížení programu Student těm z vás, kteří ještě nemají žádné zkušenosti s vedením studijní agendy na počítači.
V dalších kapitolách této uživatelské příručky budou podrobně rozebrány všechny zmíněné situace, nyní se podíváme jenom na některé modelové případy.
Vedení běžné agendy na studijním oddělení znamená vedení karet jednotlivých studentů a aktualizace údajů v těchto kartách. V programu Student vypadá karta studenta takto:



Všimněte si, že karta jednoho studenta má několik stránek (záložky v horní části formuláře) - stránku Škola, Stav, Studium, Informace, Zkoušky, Průběh, Stud. práce. Referentce stačí kliknout na záložku stránky a vidí potřebné údaje - např. průběh studia nebo studium (obrázky těchto stránek jsou uvedeny dále).
Prohlédnete-li si podrobněji celý formulář, zjistíte, že máte před sebou přehledně uvedené základní údaje potřebné k orientaci.
Zejména ve spodní části formuláře jsou v levé části údaje o tzv. filtru - tj. jací studenti jsou právě vybráni (např. z jednoho oboru nebo jen určitý ročník, ...).
V pravé spodní části formuláře vidíte speciální šipky a údaje určující, jak jsou vybraní studenti setřídění.
To lze snadno měnit v průběhu práce, takže pracovník či pracovnice studijního oddělení má vždy před sebou ty karty studentů, které momentálně potřebuje, srovnané tak, aby neztrácel(a) čas zbytečným hledáním.



Pokud studijní oddělení potřebuje přehled o studijních povinnostech, najde je na stránce Zkoušky:



Doplňkové informace jsou uloženy na stránce Informace:




Veškeré operace se studenty se provádějí:
  • pomocí hlavního menu
  • pomocí ikonek na panelu nástrojů
  • kombinací kláves
Ne vždy je nutné provádět všechny akce jednotlivě po jedné kartě. Existují takzvané hromadné operace - např. se studenti rozdělují do kruhů po určitém počtu, nebo se studentům zapisují studijní povinnosti, ...

Ukažme si alespoň jednoduchý příklad hromadné operace:
  • rozdělení studentů do kruhů - podle zadaných údajů je každému studentovi přiděleno číslo kruhu



  • druhým příkladem hromadné operace je generování zkoušek - každému studentovi jsou v závislosti na zadaných údajích přiděleny (neboli vygenerovány) jeho studijní povinnosti typu zkoušek, zápočtů, ...




Na závěr tohoto úvodního přehledu si ukážeme příklad výstupní sestavy:
  • nejprve se zvolí nějaká sestava



  • pak se specifikují parametry tisku - kde se tisknou jaké hlavičky a patičky, rozsah tisku, formát výstupu, ...



  • poté lze spustit vlastní tisk na tiskárně např. volbou Grafický tisk nebo se podívat na ukázku výstupní sestavy volbou Grafická ukázka