Hromadný import písemností
Student » HROMADNÉ OPERACE SE STUDENTY » Hromadný import písemností
1. Pomocí volby Import jedné písemnost vybraným studentům se všem vyfiltrovaným studentům (více o filtrování se dočtete Zde.) naimportuje písemnost, zvolená z číselníku Typy písemností (TPISEMNOSTI).
Otevře se dialogové okno obsahující:
- výběr typu písemnosti
- volbu PDF souboru uloženého na disku
- zatrhávátko možnosti "Nahradit poslední nedoručené PDF"
- volbu elektronického podpisu/zaheslování či možnosti podepisovat PDF dokumenty elektronickými podpisy pomocí certifikátů uložených na kvalifikovaném prostředku (USB tokenu/čipové kartě).
(u již elektronicky podepsaného dokumentu stačí deaktivovat zatržítko Elektronického podpisu)
- písemnost se bude importovat všem vyfiltrovaným studentům
- při zatržení Nahradit poslední nedoručené PDF pokud již student bude mít písemnost v SISu, ale ještě nebude odeslána, pozvánka se přepíše
- pokud již student má odeslanou písemnost daného typu, záleží na nastavení položky MULTIKOD:
- při MULTIKOD='N', bude se při importu ignorovat
- při MULTIKOD='A', naimportuje se nová písemnost
- na konci importu se zobrazí report "Import proběhl v pořádku", pokud bylo vše v pořádku, nebo seznam studentů u kterým se import nezdařil s důvodem, proč se nezdařil
- při importu písemnosti většímu počtu studentů než 500 se zobrazí potvrzovací hláška, že chcete akci provést
2. Volbou Import ze složky je možno nahrát každému z vyfiltrovaných uchazečů jeho písemnost.
Otevře se okno Import písemností
- je třeba vybrat typ písemnosti (Rozhodnutí o přiznání stipendia, Výzva k ukončení studia, Výzvy k zápisu, Výzvy k opětovnému zápisu, STORNO písemnosti atd.)
- zvolit složku s připravenými soubory
- možnost nahradit vybrané/poslední nedoručené PDF
- program provede náhradu všech neodeslaných písemností podle počtu souborů v importní složce, které budou mít úplný formát názvu
- při zkráceném názvu souboru, pokud bude pro jednoho studenta více souborů, nahradí poslední neodeslanou písemnost prvním souborem v abecedě
- možnost odstranit neodeslané písemnosti
- program odstraní stávající neodeslanou písemnost daného typu a nehraje (pokud má typ písemnost povolen "MULTIKOD") všechny soubory studenta se zkráceným názvem z importní složky
- možno přidat elektronický podpis/zaheslovaný el.podpis. Nově je možno podepisovat PDF dokumenty elektronickými podpisy pomocí certifikátů uložených na kvalifikovaném prostředku (USB tokenu/čipové kartě).
Název importovaných dokumentů ve složce musí mít následující tvary:
- úplný název souboru : "TPISEMNOSTI.KOD"-"DORUCOVANI.ID"_D-"DOCY.DOCID"_S-"SIDENT"_*.PDF
- zkrácený název souboru : "TPISEMNOSTI.KOD"_S-"SIDENT"_*.PDF
Např:
VYZVY_S_696034_Novák.pdf
STORNO-1229_D-38166_S_385842_Procházková.pdf
Po ukončení importu se otevře okno Výsledek importu, kde bude buď informace, ze import proběhl v pořádku, nebo výpis chyb importu.
při importu na UK je třeba soubory pro import uložit na lokální disk počítače!
Pro fakulty používající SpSl:
Při importu písemností se jím rovnou ze spisové služby přiřadí čísla jednací.