Vypravení dokumentu

Student » Stránka Písemnosti » ÚDAJE O STUDIU » Vypravení dokumentu

Na záložce "Písemnosti", vedle tlačítka "Vypravení" je nově šipka k rozbalení možnosti volby způsobu vypravení

ruční volba vypravení je nadřazena "automatickému" vypravení. (Např. pokud by bylo možné vypravit písemnost SISem, ale uživatel vybere vypravení českou poštou, tak budou písemnosti vypraveny poštou, pokud ale uživatel vybere např. vypravení datovou schránkou a konkretní student nebude mít datovou schránku, tak k vypraveni nedojde a uživatel bude informovaný hned, nebo v případě hromadného vypravení až na konci souhrnným reportem. To stejně platí i pro vypraveni písemnosti ROZH, pokud nedal souhlas s doručením přes SIS a uživatel vybere vypravení SISem)

při stisku tlačítka "Vypraveni" se program sám rozhoduje o způsobu vypravení. Rovná se volbě "A - automatická volba typu vypraveni"
při hromadném vypravení musí nejdřív uživatel zvolit typ písemnosti, kterou chce vypravit a poté vybere způsob vypravení

volby vypraveni "KD", "PD", "RD" umožni referentce provést prioritně vypravení datovou schránkou, ale pokud daný student nemá datovou schránku dojde automaticky k druhému způsobu vypravení ("K", "P", nebo "R")
"Osobní předání" zatím není ve Studentovi přístupné (nebylo doposud naprogramováno)
při volbě automatického vypravení má elektronické vypraveni písemnosti přednost, tj. nejdříve se ověřuje, jestli je vypraveni možno provést SISem, pokud SISem není možné a mělo by se vypravovat poštou, tak se ověří, jestli nemá student datovou schránku a pokud ji má, tak se vypraví přes datovou schránku
a až pokud ji nemá, tak se vypraví poštou

v číselníku "Typy písemností" (TPISEMNOSTI) je možno k jednotlivému typu písemnosti zadat výchozí doporučený způsob vypravení (položka "Doporučený typ vypravení" (DefVypravení))

vyplňuje se kód způsobu vypravení (dle legendy pod seznamem Odchozích dokumentů. Např.: 'C')

při vypravení dokumentu, pokud zvolíte automatický způsob vypravení, provede se vypravení tímto definovaným výchozím způsobem

na definovaný výchozí způsob vypravení se bere zřetel pouze při prvním vypravení dokumentu, ne při opakovaném vypravení!

pokud u písemnosti, která má definovaný výchozí typ vypravení zvolíte jiný způsob vypravení, programu upozorní hláškou:

při volbě "Ne" pokračuje program ve vypravení zvoleným způsobem,
při volně "Ano" změní program způsob vypravení na předdefinovaný

v číselníku "Typy písemností" (TPISEMNOSTI) je možno k jednotlivému typu písemnosti zadat případný nepovolený způsob vypravení. (položka "Seznam zakázaných typů vypravení" (ZakazVypravení))

vyplňuje se zde kód způsobu vypravení. Pokud jich je více, jednotlivé typy se oddělují čárkou. (např.: 'S,O')
ve Studentovi jsou při vypravení dokumentu tyto způsoby vypravení nepřístupné
u písemnosti, která má zakázán nějaký typ vypravení je třeba zvolit konkrétní způsob vypravení, není možno použít "automatický" způsob vypravení

Vypravení českou poštou

Při vypravení dokumentu poštou jsou na UK provedeny kontroly na existenci "Datové schránky" studenta přes rozhraní na ESSS z důvodu, že:

pokud má student, je doporučeno vypravit dokument přes DS a ne poštou!

Způsoby vypravení, u kterých proběhne kontrola na existenci DS:

"P" - česká pošta do vlastních rukou,
"R" - česká pošta doporučeně s dodejkou,
"V" - česká pošta do vlastních rukou (nevracet)
"L" - česká pošta do vlastních rukou (nevracet; uložit jen 10dní)
"C" - česká pošta doporučeně

Pokud referentka vybere volbu "českou poštou", je upozorněna, že student má datovou schránku a tedy by měla dokument vypravit do datové schránky, program se zeptá, jestli si přeje přerušit stávající vypravení.

Pokud zvolí "Ne", dokument se i přes existenci DS vypraví "českou poštou". Např. když se jedná o dokument bez elektronického podpisu. Viz níže.

Pokud referentka vybere volbu "datovou schránkou", pokud ji uchazeč nemá v Osobních údajích vyplněnou, před vypravením se zkontroluje registr DS v ESS, jestli uchazeč nemá DS a jen ji opomenul vyplnit.

v případě, že je DS nalezena, program tuto skutečnost oznámí referentce a po odsouhlasení DS je též uložena do Osobních údajů.

Vypravení přes datovou schránku:

Pokud se má písemnost vypravit datovou schránkou (ať už při ručním výběru nebo při automatickém rozhodování, kdy se program snaží předřadit datovou schránku před poštu):

a) program nejdřív zkontroluje, zda má student vyplněnou datovou schránku v SISu, pokud ji má vyplněnou, ověří se přes spisovou službu, jestli je datová schránka aktivní. Pokud je aktivní, dojde k vypraveni přes DS - platí pro individuální i hromadné vypravení (neověřuje se jméno a příjmení)
b) při individuálním vypravení, pokud schránka v bodu a) není aktivní nebo ji student nemá vyplněnou, dojde k dohledání aktivních DS pomocí jména, příjmení a rodného čísla přes spisovou službu a pokud se vrátí nějaká/nějaké odpovídající datové schránky, program zobrazí seznam a nechá referentku vybrat správnou schránku. Po výběru dojde k automatickému uložení datové schránky do "Osobních údajů" studenta
c) při hromadném vypravení, pokud schránka v bodu a) není aktivní nebo ji student nemá vyplněnou, dojde přes spisovku pomoci jména, příjmení a rodného čísla k vyhledáni aktivních datových schránek a pokud se vrátí nějaká/nějaké datové schránky a je vyžadována interakce referentky (potvrzení správné datové schránky), tak skript danou písemnost nevypraví, uloží si příznak a pošle referentce mail, že je u daného studenta nutné provést individuální vypravení a vybrat správnou datovou schránku

tyto studenty lze vyfiltrovat pomocí hotového filtru "Má písemnost nevypravenou hrom. přes DS".

d) pokud se v bode c) nenajde datová schránka, tak nedojde k vypraveni (pokud se nejedna o vypraveni "KD", "PD", "RD" - pak by se vypravilo jako "K", "P", R") a referentka dostane mail a může zopakovat vypravení

Opakované vypravení dokumentu

Již vypravenou písemnost je možno vypravit znovu opakovaně

opakované vypravení je možné realizovat jak jednotlivě, tak i hromadně
při opakované vypravení písemnosti se opakovaně vloží záznamu do tabulky DORUCOVANI, tedy každé vypravení bude ve Studentovi/Uchazeči vidět jako nový dokument
každý dokument půjde po vypraveni jednotlivě stornovat

a) jednotlivé vypravení

jednotlivé opakované vypravení se provádí tlačítkem "Vypravení" na záložce "Písemnosti" stejně jako první vypravení dokumentu
při opakovaném vypravení dokumentu se u dokumentu změní číslo jednací, na konec se přidá pořadové číslo vypravení, tedy u původního dokumentu hodnota '-1'
Např.: č.j. "UKPRF/70332/2021-4" se změní na "UKPRF/70332/2021-4-1"
nově vzniklý záznam pro opakované vypravení dokumentu bude mít přiřazené č.j. původního dokumentu navýšené v pořadovém čísle o jedna
Např.: "UKPRF/70332/2021-4-2"
jednotlivé opakované vypravení je možné vyvolat jen nad původním dokumentem, při vypravení jsou nabízeny jen ty možnosti vypravení, které ještě nebyly použity, nebo už byly použity, ale je u nich už zaznamenaný i čas doručení

při pokusu o první vypravení dokumentu, pokud program zjistí, že dokument vypravit nelze, např. z důvodu, že již byl vypraven ze spisovky, se program před vypravením zeptá, jestli se má provést opakované vypraveni

b) hromadné vypravení

hromadné opakované vypravení se provádí přes menu Hromadné/Hromadné opakované vypravení
uživatel je upozorněn hláškou, že si zvolil opakované vypravení a je třeba akci potvrdit:

při hromadném vypravení se při vypravení vytvoří záznamy v tabulce DORUCOVANI, ale samotné vpravení se prování v nočních hodinách skriptem "spisovka_doruceni_vypraveni"
nově vzniklé dokumenty mají při akci "Hromadné opakované vypravení" přiřazené číslo jednací shodné s původním dokumentem, až skript přiřadí nakonec pořadové číslo vypravení (původnímu i nově vzniklému dokumentu )
pokud má student vypraveny dva či více dokumentů stejného typu (Např. INFOS), při opakovaném hromadném vypravení se kontroluje vždy jen poslední (písemnost s nejvyšším DORUCOVANI.ID daného typu)

hromadné opakované vypravení funguje jen pokud už byl původní dokument vypraven, pokud je jen nahrán do DORUCOVANI a neprošel prvním vypravením (při hromadném vypravení)je hromadné opakované vypravení ignorováno
u hromadného opakovaného vypraveni, pokud dojde k vybrání konkrétního typu vypraveni a písemnost, u které se program snaží provést opakované vypravení, již byla naposled tímto způsobem vypravena, ale ještě nemá zaznamenaný datum doručeni, bude při vypravení ignorována a na konci bude zobrazen report