Hromadný import písemností

Uchazeč » Hromadné operace s uchazeči » Uchazeč » Hromadný import písemností

1. Pomocí volby Hromadný import jedné písemnost vybraným uchazečům se všem vyfiltrovaným uchazečům (více o filtrování se dočtete Zde.) naimportuje písemnost, zvolená z číselníku Typy písemností (TPISEMNOSTI).

Otevře se dialogové okno obsahující:

výběr typu písemnosti
volbu PDF souboru uloženého na disku
zatrhávátko možnosti "Nahradit poslední nedoručené PDF"
volbu elektronického podpisu/zaheslování či možnosti podepisovat PDF dokumenty elektronickými podpisy pomocí certifikátů uložených na kvalifikovaném prostředku (USB tokenu/čipové kartě).
(u již elektronicky podepsaného dokumentu stačí deaktivovat zatržítko Elektronického podpisu)

písemnost se bude importovat všem vyfiltrovaným uchazečům
při zatržení Nahradit poslední nedoručené PDF pokud již uchazeč bude mít písemnost v SISu, ale ještě nebude odeslána, písemnost se přepíše
pokud již uchazeč má odeslanou písemnost daného typu, záleží na nastavení položky MULTIKOD:

při MULTIKOD='N', bude se při importu ignorovat
při MULTIKOD='A', naimportuje se nová písemnost

na konci importu se zobrazí report "Import proběhl v pořádku", pokud bylo vše v pořádku, nebo seznam uchazečů u kterým se import nezdařil s důvodem, proč se nezdařil
při importu písemnosti většímu počtu uchazečů než 500 se zobrazí potvrzovací hláška, že chcete akci provést

2. Volbou Import ze složky je možno nahrát každému z vyfiltrovaných uchazečů jeho písemnost.

Otevře se okno Import písemností

je třeba vybrat typ písemnosti (např. Pozvánka, Pozvánka na NT, Rozhodnutí, Pozvánka na zápis atd.)
zvolit složku s připravenými soubory
možnost nahradit vybrané/poslední nedoručené PDF

program provede náhradu všech neodeslaných písemností podle počtu souborů v importní složce, které budou mít úplný formát názvu
při zkráceném názvu souboru, pokud bude pro jednoho uchazeče více souborů, nahradí poslední neodeslanou písemnost prvním souborem v abecedě

možnost odstranit neodeslané písemnosti

program odstraní stávající neodeslanou písemnost daného typu a nehraje (pokud má typ písemnost povolen "MULTIKOD") všechny soubory uchazeče se zkráceným názvem z importní složky

možno přidat elektronický podpis/zaheslovaný el.podpis

Název importovaných dokumentů ve složce musí mít následující tvary:

úplný název souboru : "TPISEMNOSTI.KOD"-"DORUCOVANI.ID"_D-"DOCY.DOCID"_U-"UIDENT"_*.PDF
zkrácený název souboru : "TPISEMNOSTI.KOD"_U-"UIDENT"_*.PDF

Např:

POZVZAP_U_696034_Novák.pdf

POZVNZ-1231_D-38168_U-713189_Konkova Kristina.pdf

Po ukončení importu se otevře okno Výsledek importu, kde bude buď informace, ze import proběhl v pořádku, nebo výpis chyb importu.

při importu na UK je třeba soubory pro import uložit na lokální disk!

Pro fakulty používající SpSl:
Při nahrání písemností se jí rovnou ze spisové služby přiřadí čísla jednací.

Tisk čár.kódu a ČJ v pravém hor. rohu (Pro fakulty UK používající Spisovou službu od firmy T-mapy!)

při zapnutém parametru "Tisk čár.kódu a ČJ v pravém hor. rohu" (Parametry, záložka Ostatní), se do importované písemnosti, do pravého horního rohu, vloží:

čárkový kód přidělený spisovou službou
pod čárkový kód číslo jednací

je třeba, aby uživatel měl na svém počítači nainstalovaný font pro čárkový kód code128

Při importu písemnosti ROZH, ROZH2 a ROZHD je do formuláře "Import písemnosti" přidáno pole pro nastavení data rozhodnutí a checkbox.

Zobrazí se po výběru dané písemnosti.

při hromadném importu (menu Hromadné/Hromadný import písemnosti) je možno přednastavené datum rozhodnutí editovat rovnou

a) po importu, pokud checkbox nebude zaškrtnutý, doplní se datum rozhodnutí jen u přihlášek, které nemají datum rozhodnutí vyplněné
b) pokud checkbox zaškrtnutý bude, datum rozhodnutí se doplní všem. Tedy již vyplněné datum se přepíše.

Při importu jednotlivých písemností se nastavuje datum:

ROZH - "Datum rozhodnutí" u Rozhodnutí děkana v 1. stupni
ROZHD - "Datum rozhodnutí" u Rozhodnutí v doplňovacím řízení
ROZH2 - "Datum rozhodnutí" u Řízení o odvolání (pro výsledek "přijat(a) - děkan změnil rozhodnutí (autoremedura)")